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如何用Excel一鍵生成報(bào)表?

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初識(shí)Power Query

如下圖,在這個(gè)工作簿里,各個(gè)工作表分別列舉了全國(guó)各個(gè)地區(qū)的銷售數(shù)據(jù),這里為了舉例,只列舉四個(gè)城市的基本數(shù)據(jù)。
銷售數(shù)據(jù)表

首先,打開(kāi)數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡下,在[獲取與轉(zhuǎn)換]組中,新建查詢---從文件---從工作簿。

生成報(bào)表

Power Query本來(lái)是EXCEL的一個(gè)插件,在EXCEL2016以前版本都需要另外下載,但是在Excel2016中,這項(xiàng)技能已經(jīng)內(nèi)置在數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡[獲取與轉(zhuǎn)換]組中,以供大家直接使用。由此足以可見(jiàn)Power Query的重要性。這里就推薦大家升級(jí)到最新的EXCEL版本,EXCEL2016以前的版本呢,大家可以自行百度下載安裝這個(gè)插件。

生成報(bào)表步驟

在彈出的窗口中找到工作簿,導(dǎo)入。

導(dǎo)入

在彈出的導(dǎo)航器界面,勾選“選擇多項(xiàng)”,把這幾個(gè)需要合并的工作表全部選中,再選擇右下角的“編輯”。
生成報(bào)表步驟

這樣就進(jìn)入了POWER QUERY編輯器界面。

使用Power Query匯總數(shù)據(jù)

1,
點(diǎn)擊開(kāi)始選項(xiàng)卡下[組合]組里面的追加查詢。

2,在下拉列表中選擇“將查詢追加為新查詢”。

3,由于這里有多個(gè)表,所以選擇追加三個(gè)或更多表。把左側(cè)的可用表添加到右側(cè),點(diǎn)擊確定。
我們看到了在左側(cè)查詢窗口多了一個(gè)查詢表“Append1”,這個(gè)表就是匯總的四個(gè)表格所有的數(shù)據(jù),中間表格區(qū)域顯示了合并所有表的內(nèi)容。

4,現(xiàn)在要做的就是把這個(gè)合并的數(shù)據(jù)返回到工作表里了,這里選擇開(kāi)始選項(xiàng)卡下,[關(guān)閉]組里的關(guān)閉并上載,勾選“關(guān)閉并上載至”。

5,在“加載到”這個(gè)窗口選擇“僅創(chuàng)建連接”,點(diǎn)擊“加載”。

這個(gè)時(shí)候,在工作簿右側(cè)就會(huì)出現(xiàn)工作表查詢窗口。顯示的是Power Query編輯器里的查詢窗口的5個(gè)表。

6,把新的查詢表“Append1”顯示到表格里。選擇“Append1”右鍵點(diǎn)擊“加載到...”。

7,在“加載到”窗口選擇“表”,上載數(shù)據(jù)的位置選擇“新建工作表”,點(diǎn)擊“加載”。

這樣合并的數(shù)據(jù)就顯示在新工作表里了。我們把這個(gè)工作表重命名為“合并”。數(shù)據(jù)顯示如下。

新工作表

更新數(shù)據(jù)

那如果數(shù)據(jù)有變動(dòng)怎么辦?
比如剛才這個(gè)合并表里,我們能看到合并數(shù)據(jù)里銷售額總計(jì)是102281,第一條數(shù)據(jù)2018年7月1日李六在北京的銷售額是1780.

1,現(xiàn)在我們嘗試修改下2018年7月1日李六在北京的銷售額為2500,點(diǎn)擊保存。

2,然后再點(diǎn)擊數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡下,[連接]組里的全部刷新。我們就能看到,數(shù)據(jù)立即就改變了。

全部刷新
這就是Power Query最給力的地方,不管什么時(shí)候修改數(shù)據(jù)甚至增加數(shù)據(jù)、減少數(shù)據(jù)都可以直接在數(shù)據(jù)源表里修改,然后保存,最后通過(guò)“全部刷新”一鍵同步數(shù)據(jù),只要保證我們的數(shù)據(jù)源位置和名字沒(méi)有改變就可以了。

小伙伴,怎么樣?是不是很方便,有需要的可以收藏起來(lái)哦!

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