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步驟一：制作數(shù)據(jù)源

打開(kāi)"Excel",輸入如圖所示的內(nèi)容，并保存為“錄取名單數(shù)據(jù)源,xlsx”。在制作數(shù)據(jù)源表格時(shí)，必須制作為標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)列表，它由字段標(biāo)題和若干條“記錄”組成。

步驟二：制作“主文檔”

打開(kāi)Word主程序，按<Ctrl+N>組合鍵新建一個(gè)空白文檔，在文檔中輸入如下圖所示的內(nèi)容。

步驟三：依次單擊【郵件】選項(xiàng)卡-【開(kāi)始郵件合并】組的【開(kāi)始郵件合并】按鈕=【普通Word文檔】，如下圖所示。

如果“主文檔類型”選擇使用“普通Word文檔”，那么數(shù)據(jù)源每條記錄合并生成的內(nèi)容后面都有“下一頁(yè)”的分節(jié)符，每條記錄所生成的合并內(nèi)容都會(huì)從新頁(yè)面開(kāi)始。

如果用戶想節(jié)省版面，可以選擇【主文檔類型】為【目錄】，這樣合并后每條記錄之前的分節(jié)符就是“連續(xù)”。 

步驟四：利用“郵件合并”生成新文檔或直接打印

依次單擊【郵件】選項(xiàng)卡-【開(kāi)始郵件合并】組的【選擇收件人】按鈕-【使用現(xiàn)有列表】，在彈出的【選取數(shù)據(jù)源】對(duì)話框中選擇剛才制作的“錄取名單數(shù)據(jù)源.xlsx”文件，單擊【打開(kāi)】按鈕打開(kāi)【選擇表格】對(duì)話框，選擇數(shù)據(jù)所在的工作表，單擊“確定”按鈕。

這時(shí)候，【郵件】選項(xiàng)卡的多個(gè)按鈕已經(jīng)激活。

在【選取數(shù)據(jù)源】對(duì)話框中，也可以單擊【新建源】按鈕，按向?qū)?lái)鏈接一個(gè)數(shù)據(jù)源。 

步驟五：將光標(biāo)定位于主文檔稱呼行中“：”前面，單擊【編寫和插入域】組的【插入合并域】按鈕，打開(kāi)【插入合并域】對(duì)話框。分別選擇【域】列表中的“姓名”，“稱呼”項(xiàng)，單擊【插入】按鈕。

實(shí)際使用中若要繼續(xù)插入其他域，重復(fù)此操作即可，插入域完畢后關(guān)閉【插入合并域】對(duì)話框。

步驟六：依次單擊【完成并合并】按鈕-【編輯單個(gè)文檔】命令打開(kāi)【合并到新文檔】對(duì)話框，單擊【全部】單選按鈕，最后單擊【確定】按鈕。

注意：在使用Excel工作簿為數(shù)據(jù)源時(shí)，數(shù)據(jù)文件必須是數(shù)據(jù)庫(kù)格式，即第一行必須是字段名，數(shù)據(jù)行中間不能有空行等。

使用郵件合并功能的文檔，其文檔不能使用類似“1,2,3....”數(shù)字或字母序列的字母編號(hào)，應(yīng)使用非自動(dòng)編號(hào)，否則郵件合并后生成的文檔，下文將自動(dòng)接上文繼續(xù)編號(hào)，造成文本內(nèi)容的改變。